Korte Omschrijving
- Duur: t/m 31-12-2025
- Optie tot verlenging: Mogelijk, maar nog niet bekend
- Uren per week: 36 uur / per week
- Aantal Professionals: 1
- Start: z.s.m.
- Opleidingsniveau: HBO
- Regio: Utrecht
- Verloopt op: 9 september 2025
- Schaal: €4.349 - €6.193 Schaal 11 CAO Gemeenten
- ZZP: Mogelijk
- Hybride: Mogelijk
Bij Recrewters vinden we het belangrijk om je te helpen naar de juiste baan op je eigen niveau of liever zelfs hoger. Een baan waar je voldoening uit haalt. Voor degenen die erom vragen zijn er genoeg uitdagende banen. Recrewters is daarnaast ook NEN 4400-1 en VCU gecertificeerd.
Organisatie
Als organisatie willen we een afspiegeling zijn van de bewoners. Het maakt ons dus niet uit waar je bent geboren, wat je gelooft of van wie je houdt, maar wél of je maatschappelijk betrokken bent. We (h)erkennen, waarderen en benutten onze verschillen. We bieden ruimte aan iedereen, met talent als basis en diversiteit als kracht. Je collega’s heten je graag welkom.
Utrecht is een stad met ambities, waar we verschillen vieren en talent een kans krijgt. Bij ons werk je voor een van de meest aantrekkelijke steden van Nederland. Groei mee met de ambities van de stad. En zorg dat alle inwoners van Utrecht prettig en gezond kunnen wonen, werken en meedoen. Door jouw talenten in te zetten en te ontwikkelen. Want wat jij kan, heeft Utrecht nodig.
Functie omschrijving
De Contract- en Leveranciersmanager ICT is verantwoordelijk voor Contractmanagement, Tactisch Leveranciersmanagement en decentrale inkoop. Is aanspreekpunt in het ICT inkoopproces voor de procesen contracteigenaren wat betreft inkoopbehoefte. Je voert deze rol uit voor 2 teams: het team voor DomstadIT (dat centrale IT diensten levert) en het team voor het domein Bedrijfsvoering. De tijdsverdeling tussen de teams komt gemiddeld op 50/50 uit.
Dit ga je doen
- Contractmanagement
- Tactisch Leveranciersmanagement
- Decentrale inkoop
Ad 1. Contractmanagement
- Participeert in het aanbestedingstraject en voert hierbij de regie over afdeling brede en vakoverstijgende trajecten.
- Bewaakt de contractafspraken en adviseert contracteigenaar over contractmanagement en over de contractmanagement tools van IB JZI (o.a. in gebreke stelling; verlenging; opzegging; ontbinding)
- Toetst offertes op afspraken contractafspraken.
- Rapporteert leveranciersprestatie en financiën aan de contract eigenaren en per kwartaal richting het management.
- Escalaties naar de leverancier.
- Signaleert tijdig einddatums van contracten naar contracteigenaar en life cycle management.
- Beheren van licenties (Software asset management).
- Test
Specifiek voor het team bedrijfsvoering heb je een aantal werkzaamheden die voor het einde van het jaar afgerond moeten zijn:
- Afronden inventarisatie i-contracten voor de 10 OO's binnen het domein
- Vaststellen per OO van de te beheren contracten
- Ervoor zorgen dat de contractdocumentatie op orde komt
- Uitvoeren SPEND analyse en op basis van deze uitkomsten inrichten beheerregime (inclusief rapportages en periodiek overleg)
Ad 2. Tactisch leveranciersmanagement
- Verkennen, starten en onderhouden en – waar relevant – verder ontwikkelen van een samenwerkingsrelatie met kernleveranciers.
- In samenwerking met leverancier bijdrage leveren aan innovatie beleid.
- Geeft advies t.b.v. de strategische leveranciers en mogelijke veranderingen daarin.
- Ontwikkelt en onderhoud een relatienetwerk.
- Adviseert de operationele leveranciersmanager.
- Adviseert gevraagd en ongevraagd.
Ad 3. Decentrale inkoop
Aanspreekpunt voor budgethouders/aanvragers over een inkoopbehoefte en adviseert met betrekking tot inkoop en aanbestedingsbeleid van de gemeente Utrecht, in samenwerking met JZI;
- Inventariseren van de (te verwachten) inkoopbehoeften in het organisatieonderdeel als input voor het inkoop jaarplan en de gemeente brede aanbestedingskalender.
- Aanspreekpunt voor de relevante productgroep eigenaren voor
- Het vertalen van de betreffende productgroep strategie in inkooptrajecten.
- Informatie van gebruikers of de markt, voorstellen tot standaardisatie, bundeling of samenwerking.
- Toetst op rechtmatigheid en mogelijke afwijkingen van de kaders.
- Afweging maken en advies geven hoe de opdracht ingekocht moet worden om de beste kwaliteitprijsverhouding te krijgen, inbogenschouw nemend de maatschappelijke doelstellingen (MKB, duurzaamheid en social return), het juridisch kader en streeft naar optimalisatie door onder andere bundeling van inkopen.
- Proces begeleiden van inkooptrajecten.
Vereisten
1. Je bent in de afgelopen 2 jaar niet in loondienst geweest bij de Gemeente Utrecht voor dezelfde/vergelijkbare werkzaamheden.
2. Je hebt HBO werk- en denkniveau.
3. Je bent in bezit van NEVI 2 of een (Post) HBO Aanbesteden voor Gevorderden certificaat.
Gunningscriteria
4. Je hebt minimaal 5 jaar aantoonbare ervaringen met Contract & Leveranciersmanagement in het vakgebied ICT.
Keuzemogelijkheden:
- Meer dan 5 jaar (30 Punten)
- Tussen 2 en 5 jaar (20 Punten)
5. Je hebt ervaring met het op orde brengen van contractdocumentatie zoals vermeld in het profiel bij Contractmanagement (30 punten)
6. Je hebt aantoonbare ruime ervaring met het zelfstandig voorbereiden en uitvoeren van complexe ICT Europese aanbestedingen bij de (semi) overheid, en met het opstellen en beoordelen van aanbestedingsstukken voor Cloud en outsourcing trajecten waarbij ook security (AVG) uitgebreid aan bod kwamen. (5 punten)
Keuzemogelijkheden
- Meer dan 5 ICT Europese aanbestedingen bij een publieke organisatie zelfstandig uitgevoerd (5,00 Punten)
- Tussen de 3 en 5 ICT Europese aanbestedingen bij een publieke organisatie zelfstandig uitgevoerd (3,75 Punten)
- Minder dan 3 ICT Europese aanbestedingen bij een publieke organisatie zelfstandig uitgevoerd (2,50 Punten)
- Alleen ervaring in niet publieke aanbestedingen en/of publieke aanbestedingen als teamlid en/of ervaring aan de kant van de aanbieder. (1,25 Punten)
7. Je hebt aantoonbare ruime ervaring met onderhandelingen en besprekingen voeren met leveranciers waarbij er sprake is van een grote mate van tegengestelde belangen.
Keuzemogelijkheden
- Meer dan 7 jaar (10 Punten)
- Tussen 4 en 7 jaar (7 Punten)
- Tussen 2 en 4 jaar (5 Punten)
- 1 jaar (2 Punten)
8. Je hebt antoonbare ervaring met het ontwikkelen en onderhouden van een relatienetwerk.Geef een concreet voorbeeld waaruit bovenstaande blijkt (10 punten)
9. Je bent Integer, klantgericht en stressbestendig. (10 punten)
10. Je bent analytisch ingesteld en kan goed anticiperen en communiceren. (10 punten)
11. Je moet in staat zijn om minimaal 50% per week vanaf een gemeente Utrecht locatie te werken. (10 punten)
12. Wij verwachten van onze externe collega's dat zij telefonisch, eigen nummer (binnen kantooruren) beschikbaar zijn. (10 punten)
13. Je bent beschikbaar voor een eventueel persoonlijk gesprek op de tijdstippen, genoemd in het profiel. (10 punten)
14. Wij werken hybride. Van onze externe kandidaten verwachten dat zij een geschikte thuiswerkplek hebben. (10 punten)
15. Wij gaan ervan uit dat de je gedurende het jaar voldoende rust neemt en daarom minimaal 4 weken vakantie neemt. (10 punten)
16. Schrijf een motivatie t.b.v. deze opdracht en ga in op het gestelde profiel. (max 1/2 a4). Graag ontvangen wij een door de kandidaat zelf geschreven motivatie. (10 punten)
Competenties
In de uitvoering van ons werk staan de vier gemeentelijke kernwaarden centraal: open, wendbaar, scherp en betrouwbaar. Ze komen tot uiting in onze heldere afspraken, servicegerichte en flexibele werkhouding, scherpe (financiële) planning en betrouwbare inzet. Van onze medewerkers verwachten we dat ze – vanuit deze kernwaarden - hun persoonlijke vaardigheden en vakkennis verder ontwikkelen. DomstadIT verwacht van de medewerkers dat zij, ongeacht hun positie in de organisatie, werken in het belang van het grotere geheel van de afdeling en daarvoor brede basisvaardigheden hebben of ontwikkelen en de kennis m.b.t. de specialisatie actueel houden. Van alle medewerkers wordt inzet gevraagd buiten kantoortijden, omdat de ICT dienstverlening 7x24 uur per week geleverd wordt. Groot onderhoud wordt bij voorkeur gepland in het weekend, zodat gebruikers hierdoor zo min mogelijk worden gehinderd