Korte Omschrijving
- Duur: 3 maanden
- Optie tot verlenging: Mogelijk, maar nog niet bekend
- Uren per week: 32-36 uur / per week
- Aantal Professionals: 1
- Start: 1 september, (eerder in overleg)
- Opleidingsniveau: MBO
- Regio: Utrecht
- Verloopt op: 14 augustus 2025
- Schaal: €3.359 - €4.811 Schaal 9 CAO Gemeenten
- ZZP: Mogelijk
Bij Recrewters vinden we het belangrijk om je te helpen naar de juiste baan op je eigen niveau of liever zelfs hoger. Een baan waar je voldoening uit haalt. Voor degenen die erom vragen zijn er genoeg uitdagende banen. Recrewters is daarnaast ook NEN 4400-1 en VCU gecertificeerd.
Organisatie
Als organisatie willen we een afspiegeling zijn van de bewoners. Het maakt ons dus niet uit waar je bent geboren, wat je gelooft of van wie je houdt, maar wél of je maatschappelijk betrokken bent. We (h)erkennen, waarderen en benutten onze verschillen. We bieden ruimte aan iedereen, met talent als basis en diversiteit als kracht. Je collega’s heten je graag welkom.
Utrecht is een stad met ambities, waar we verschillen vieren en talent een kans krijgt. Bij ons werk je voor een van de meest aantrekkelijke steden van Nederland. Groei mee met de ambities van de stad. En zorg dat alle inwoners van Utrecht prettig en gezond kunnen wonen, werken en meedoen. Door jouw talenten in te zetten en te ontwikkelen. Want wat jij kan, heeft Utrecht nodig.
Korte beschrijving speelveld
Utrecht heeft jou nodig! Als flexibel inzetbare bestuursassistent ben je een onmisbare schakel in het bestuurlijke proces. Samen met andere bestuursassistenten, woordvoerders en bestuursadviseurs ondersteun je twee of meer bestuurders en zorg je ervoor dat alles vlot verloopt, ook als de werkdruk toeneemt. Je schakelt als stevige en verbindende partner moeiteloos tussen verschillende taken en portefeuilles, houdt overzicht en weet rust en structuur te bewaren, zelfs in hectische situaties. Je houdt ervan om samen met je collega's de grote puzzel keer op keer opnieuw te leggen en te zorgen voor een soepele ondersteuning van de bestuurders. Je zult merken dat geen dag hetzelfde is.
Opdrachtomschrijving
Als doorgewinterde assistent ben je een echte duizendpoot. Samen met een communicatieadviseur en een bestuursadviseur ondersteun je één of meerdere bestuurders over de hele breedte van zijn of haar portefeuilles. Jij zorgt in alle hectiek voor rust, overzicht en een goede sfeer. Je coördineert de stukkenstroom en voert de regie over de agenda waarin je geen detail mist. Je hebt er plezier in om telkens nieuwe uitdagingen op te pakken en om als intermediair te fungeren tussen de bestuurders, inwoners, directeuren van partnerorganisaties, ambtenaren en overige externe contacten rond diverse inhoudelijke onderwerpen. Op jou kunnen we bouwen.
Concreet houdt dit in dat jij
- Een aanspreekpunt bent voor interne en externe contacten van (een of meerdere) bestuurder(s);
- De zeer complexe agenda(s) programmeert en actief scant op belangrijke berichten in de mailboxen;
- Op eigen initiatief mailberichten afhandelt of bespreekt met de bestuurder en/of het de workload bewaakt en grip houdt op de agenda;
- Op de hoogte bent van zaken die spelen binnen de portefeuille van de bestuurder en helder en snel communiceert over de voortgang met de bestuurder, het team en de portefeuilleonderdelen;
- Meedraait in het team van adviseurs rond de collegeleden, daar stevig aan tafel zit en je inbreng levert op logistieke, agenda-technische en persoonlijke zaken (zoals functioneren van jezelf in een team, feedback en reflectie richting het collegelid, enz.);
- Overzicht houdt in een complexe setting en de juiste prioriteiten weet te stellen;
- Ervoor zorgt dat de voorbereiding voor de diverse afspraken correct en tijdig beschikbaar is.
Resultaat van de opdracht
De flexibel inzetbare bestuursassistent zorgt voor een professionele, betrouwbare en soepele ondersteuning van één of meerdere bestuurders. Hij/zij borgt rust en overzicht in de dagelijkse hectiek, houdt regie over complexe agenda’s en stukkenstromen en fungeert als stevig en verbindend aanspreekpunt voor interne en externe contacten. De bestuursassistent draagt bij aan een effectieve samenwerking binnen het team van adviseurs en ondersteunt het bestuurlijke proces door proactieve signalering, prioritering en heldere communicatie.
Vereisten
1. Je bent de afgelopen 2 jaar niet in loondienst geweest bij de Gemeente Utrecht voor dezelfde/vergelijkbare werkzaamheden.
2. Je hebt een relevante opleiding op minimaal Mbo niveau afgerond.
3. Je bent beschikbaar op woensdag en vrijdag.
Gunningscriteria
4. Je hebt tenminste 5 jaar relevante werkervaring als assistent op executive level van een bestuurder, gemeentesecretaris (directeur-generaal of secretaris generaal) of algemeen directeur.
Keuzemogelijkheden:
- Minder dan 5 jaar (0,00 Punten)
- 5 tot 8 jaar (6,67 Punten)
- 8 jaar of meer (10,00 Punten)
5. Je hebt in ieder geval 4 jaar ervaring als bestuursassistent binnen een grote gemeente, bij voorkeur een G4 stad of 100K plus.
Keuzemogelijkheden:
- Gemeente met minder 100K inwoners (2 Punten)
- Gemeente met meer dan 100K inwoners (4 Punten)
- G4 gemeente (6 Punten)
- Géén ervaring bij een gemeente (0 Punten)
6. Je bent bekend met onze systemen (Office365, Ibabs, Zaaksysteem)
Keuzemogelijkheden:
- Met 1 van de genoemde pakketten (0 Punten)
- Met 2 van de genoemde pakketten (5 Punten)
- Met alle genoemde pakketten (10 Punten)
7. Cv en motivatiebrief (62 punten)