Korte Omschrijving
- Duur: 12 maanden
- Optie tot verlenging: 2 maal 3 maand(en)
- Uren per week: 32 uur / per week
- Aantal Professionals: 1
- Start: Zsm, naar verwachting medio juli 2025
- Opleidingsniveau: HBO
- Regio: Zuid-Holland
- Verloopt op: 07 Juli 2025
- Schaal: €3.602 - €5.313 Schaal 10 CAO Gemeenten
- ZZP: Niet mogelijk
- Hybride: Mogelijk, in het kader van Anders werken kan er één van de minimaal vier dagen vanuit huis gewerkt worden
Bij Recrewters vinden we het belangrijk om je te helpen naar de juiste baan op je eigen niveau of liever zelfs hoger. Een baan waar je voldoening uit haalt. Voor degenen die erom vragen zijn er genoeg uitdagende banen. Recrewters is daarnaast ook NEN 4400-1 en VCU gecertificeerd.
Uitvoeringsvoorwaarde
Met het verstrekken van de opdracht (aan de ondernemer die inschrijft op de onderhavige opdracht en voor gunning in aanmerking komt) en de opdrachtgever mag géén arbeidsrelatie/dienstbetrekking tot stand komen. De inschrijver dient dit te waarborgen. Bij het inschrijven op de onderhavige opdracht moet in dit kader rekening worden gehouden dat de uitvoering van de werkzaamheden plaatsvindt onder direct leiding en toezicht van de opdrachtgever. Dit betekent dat niet wordt voldaan aan de criteria voor zelfstandigheid zoals vereist onder de Wet Deregulering Beoordeling Arbeidsrelaties (Wet DBA). De opdrachtgever merkt hierbij op dat aan de voornoemde uitvoeringsvoorwaarde niet wordt voldaan als de inschrijver een ZZP-er is (ongeacht of dit een eenmanszaak of een BV is).
Onze organisatie
Je komt te werken binnen de Directie Veiligheid. De Directie Veiligheid werkt samen met partners aan een veilige stad om in te wonen en in te werken. Zo houden collega’s binnen Directie Veiligheid zich o.a. bezig met georganiseerde misdaad (ondermijning), jeugdcriminaliteit, veilige wijken, digitale veiligheid en polarisatie, extremisme en radicalisering. Ook verstrekken we vergunningen, kunnen we op last van de burgemeester panden sluiten en zorgen we ervoor dat allerlei evenementen in de stad veilig verlopen. De Directie is onlangs gereorganiseerd naar een opgavegerichte organisatie. Het team waarbinnen je komt te werken (Directieadvies en Ondersteuning) is een nieuw samengesteld team.
De afdeling Je komt te werken binnen het team Directieadvies en Ondersteuning. Als directiesecretaresse val je binnen het secretariaat dat bestaat uit 9 collega’s. Het secretariaat ondersteunt de directeur, de 3 afdelingshoofden, 9 teamleiders en 4 opgavemanagers. Als senior directiesecretaresse ben jij dé ondersteuner van de directeur. Eén dag per week vervang je de secretaresse van de adjunct directeur; jullie vormen samen een duo.
Waar ben jij van?
Als senior directiesecretaresse ondersteun jij de directeur van Directie Veiligheid bij haar dagelijkse werkzaamheden. Jij beheert de agenda, organiseert vergaderingen en zorgt voor een vlekkeloze communicatie. Er wordt een zwaar beroep gedaan op je flexibiliteit. Met je proactieve houding en jarenlange ervaring vervul je niet alleen de rol van secretaresse maar heb je ook een belangrijke rol in het professionaliseren van het secretariaat van de hele directie.
Jouw functie
Als senior directiesecretaresse ben je in staat om te werken in een dynamische omgeving met een voortdurend veranderende agenda. Je bent proactief, georganiseerd en communicatief sterk. Naast de taken die voortvloeien uit de ondersteuning van de directeur, wordt van jou ook verwacht dat je actief bijdraagt aan de professionalisering van het volledige secretariaat.
Jouw taken en verantwoordelijkheden zijn:
- Agendabeheer: Plannen, coördineren en beheren van een zeer dynamische agenda.
- Communicatie: Beantwoorden van e-mails en telefoontjes, opstellen van correspondentie en fungeren als eerste aanspreekpunt.
- Vergaderingen: Organiseren, voorbereiden en notuleren van vergaderingen.
- Administratie: Beheren van documenten en dossiers, uitvoeren van administratieve taken en zorgen voor een efficiënte workflow.
- Professionaliseringsrol: Actief bijdragen aan de professionalisering van het secretariaat, implementeren van verbeteringen en optimaliseren van processen.
- Coaching rol: Het coachen/ondersteunen van collega’s van het secretariaat bij hun professionele ontwikkeling.
- Ondersteuning: ondersteuning bieden aan de directeur en andere leden van de directie, zodat zij zich kunnen focussen op strategische taken.
Jouw profiel
Je hebt ruime ervaring in secretariële ondersteuning binnen een complexe en dynamische omgeving. Je bent een sterke planner met uitstekende organisatorische en administratieve vaardigheden. Je schakelt snel, blijft rustig onder druk en communiceert helder, zowel mondeling als schriftelijk. Je hebt ervaring met het opstellen van professionele documenten en beschikt over coachende vaardigheden om collega’s te ondersteunen in hun ontwikkeling. Je bent proactief, zelfstandig en flexibel, en weet effectief te functioneren in een voortdurend veranderende werkomgeving.
Vereisten
1. Je bent minimaal een hbo-diploma in de richting van officemanagement afgerond;
2. Je hebt minimaal 5 jaar ervaring als secretaresse binnen een overheidsorganisatie, opgedaan in de afgelopen 8 jaar;
3. Je hebt kennis van en ervaring met het vergadersysteem iBabs;
4. Je hebt kennis van en ervaring met Planon;
5. Je hebt kennis van en ervaring met MS Office, MS Teams en Microsoft Planner;
6. Je hebt een training coachingsvaardigheden gevolgd;
7. Je kunt 3 dagen per week op kantoor aanwezig zijn; gerelateerd aan de agenda van de directeur (flexibiliteit hierin is vereist).
Gunningscriteria
8. Je hebt werkervaring bij een gemeente met meer dan 160.000 inwoners; (35 punten)
9. Je hebt werkervaring met het systeem DIVA; (25 punten)
10. Je hebt basiskennis over financiën; bijvoorbeeld door middel van een cursus boekhouding. (20 punten)
11. Uitnodiging voor een selectiegesprek (20 punten)